事務代行のメリット・デメリットまとめ──頼む前に知っておきたいこと

「事務代行って実際どうなの？」──興味はあるけど、頼んで本当に良くなるのか分からない。

事務代行をやっている側の自分が言うのも変ですが、メリットだけではありません。デメリットもあります。どちらも知ったうえで判断してもらうのが一番いいと思っているので、正直に書いてみます。

事務代行のメリット

事務代行を使う一番のメリットは、本業に集中できる時間が増えることです。それ以外にもいくつかあります。

①本業に使える時間が増える。請求書の作成、データ入力、書類整理。こうした作業を手放すだけで、営業や企画に回せる時間が生まれます。特にひとりで全部やっている方にとっては、この変化は大きい。

②人を雇うより低コスト。パートを雇うと給与・社会保険・交通費・教育コストがかかります。事務代行なら、月3万円程度から必要な分だけ頼めます。料金の目安はこちらの記事にまとめています。

③必要なときだけ頼める。「今月は月末が忙しいから多めに」「来月は少なめに」。スポットでの依頼もできるので、固定費を増やさずに済みます。

④経験のある人に任せられる。請求書のフォーマット、Excelの集計、補助金の報告書。慣れている人がやるほうが速くて正確なことは、やはりあります。

事務代行のデメリット

一方で、デメリットもあります。ここを理解しておかないと、「思っていたのと違った」となりやすい。

①情報を外に出す不安。売上データや取引先の情報を社外の人に渡すことになります。信頼できる相手かどうか、情報の扱い方について事前に確認しておく必要があります。

②コミュニケーションの手間。社内の人に「これやっておいて」と言うより、外部の人に依頼するほうが説明が必要です。特に最初は、やり方を共有するのに時間がかかります。

③急な対応が難しいこともある。「今すぐやってほしい」という依頼に、いつでも対応できるとは限りません。スケジュールに余裕を持って依頼するほうがうまくいきます。

④相性が合わないリスク。人と人の仕事なので、やり取りのスタイルが合わないことはあります。事務代行で失敗するパターンでも書きましたが、最初に小さく試してみるのが大事です。

デメリットを減らすためにできること

デメリットがあるからやめておこう、ではなく、減らす工夫をしたうえで判断するのがおすすめです。

小さく始める。最初から全部任せるのではなく、まずは一つの作業から。それでうまくいったら範囲を広げる。リスクを最小限に抑えられます。

範囲を明確にする。「何を、どこまで、いつまでに」を最初にはっきり決めておく。曖昧なまま始めると、お互いにストレスが溜まります。

やり取りのルールを決める。連絡手段、報告の頻度、確認のタイミング。先にルールを決めておくと、コミュニケーションの手間がぐっと減ります。

向いている会社・向いていない会社

事務代行が向いているのは、こんな会社です。

事務に時間を取られて本業に集中できていない。人を雇うほどの量ではないけれど、手が回らない。月末や繁忙期だけ事務が集中する。──こういう状況なら、事務代行はかなり助けになります。

逆に、向いていないのはこんなケース。極めて機密性の高い情報ばかりを扱う仕事。毎回その場での判断が必要で、手順化できない仕事。こうした場合は、社内で対応するほうが合っています。

ただ、事務代行って何を頼めるの？でも書きましたが、「全部自分じゃないとダメ」と思っている作業も、分解してみると一部は任せられることが多い。迷ったら、まずは相談してみるのが一番です。

稲咲堂では、無料の相談で「何を頼めそうか」を一緒に整理するところから始めています。