小さな会社の経費削減──まず「事務の見直し」から始める理由

「経費を減らしたい」──小さな会社を経営していれば、誰でも一度は考えることだと思います。

でも、固定費を見直すといっても家賃は簡単に変えられないし、仕入れを削ると品質に響く。何から手をつければいいか分からないまま、時間だけが過ぎていく。

自分がいつもお伝えしているのは、「まず事務まわりから見直してみませんか」ということです。

なぜ事務の見直しが経費削減になるのか

小さな会社で一番大きなコストは、人件費です。そして、人件費の中には「経営者自身の時間」も含まれます。

社長が請求書を作っている時間、Excelの表を直している時間、書類を探している時間。この時間を営業や商品開発に回せたら、売上が変わるかもしれない。事務に使っている時間を減らすことは、直接的なコスト削減だけでなく、間接的な売上増にもつながります。

社長の雑務が多すぎるでも書きましたが、経営者が事務に追われている状態は、見えにくいコストを毎日払い続けているようなものです。

見直すべき3つのポイント

事務の見直しは、3つのステップで進めると整理しやすいです。

①やらなくていい作業を見つける。「昔からやっているから」という理由だけで続いている作業はありませんか。誰も見ていない日報、使われていない集計表、形だけの承認フロー。なくしても困らないものは、やめるのが一番の削減です。

②手順を統一する。同じ作業なのに、人によってやり方が違う。毎回一から考えながらやっている。手順を決めて統一するだけで、作業時間はかなり減ります。マニュアル作成のコツでも書きましたが、最初はメモ程度で十分です。

③一部を外に出す。やめられない、でも自分がやる必要もない作業。そこは外注の出番です。全部を任せる必要はなく、月に数時間分だけでもいい。

よくある「もったいない」パターン

相談を受けるなかで、「これはもったいないな」と思うパターンがいくつかあります。

社長が自分で請求書を作っている。テンプレートに数字を入れるだけの作業に、経営者の時間を使っている。時給換算すると、かなり高くつきます。

同じデータを二重に入力している。Excelに入力したものを、また別の書類に転記している。一箇所で管理すれば、半分の時間で済みます。

紙で残しているものが多い。デジタルで十分なのに、印刷してファイルに綴じている。保管場所のコスト、探す時間のコスト。小さいようで積み重なります。

外注と人件費を比べてみる

「人を雇ったほうがいいのか、外注したほうがいいのか」。これもよく聞かれます。

パートを一人雇うと、月10万円前後の給与に加えて、社会保険料、交通費、教育の時間がかかります。合計すると月15万円近くになることも。

一方、事務代行なら月3万円程度から始められます。必要な時間だけ頼むので、「今月は忙しいから多めに」「来月は少なめに」という調整もできる。事務代行の料金の記事で詳しく書いていますが、月20時間未満の事務量なら、外注のほうがコストを抑えやすいです。

もちろん、事務量が多い場合や、常に社内にいてほしい場合は人を雇うほうが合う。大事なのは、自社の状況に合った選択をすることです。

「うちの場合はどうだろう」と思ったら、気軽に相談してください。状況を聞いて、一緒に整理します。