中小企業のバックオフィス効率化──まず何から手をつける？

「バックオフィスを効率化したい」。中小企業の経営者や担当者から、この言葉をよく聞きます。

でも、「効率化」と一口に言っても、何から始めればいいか分からない。新しいシステムを入れればいいのか、人を増やすべきなのか。調べれば調べるほど選択肢が多くて、結局手つかずのまま──という状態に陥りがちです。

今回は、中小企業がバックオフィスの効率化に取り組むとき、どんな順番で考えればいいかを整理してみます。

いきなりツールを入れない

バックオフィスの効率化というと、「新しいシステムを導入する」「クラウドツールに切り替える」という話になりがちです。もちろん、ツールが解決してくれることはあります。でも、それは最後の手段です。

なぜかというと、業務の中身が整理されていない状態でツールを入れても、混乱が移動するだけだから。Excelでの管理に限界を感じている場合でも、まずは「何を管理しているのか」「なぜその管理が必要なのか」を見直すほうが先です。

効率化の順番は、「やめる → 減らす → 仕組み化する」。この順番を守るだけで、無駄な投資を避けられます。

まず「やめる」──なくても困らないものを見つける

いちばん効果が大きいのは、やらなくていい作業をやめることです。

たとえば、惰性で続けている社内報告。毎週つくっているけど、誰も読んでいない週報。過去の習慣で残っている二重入力。「昔からやっているから」という理由だけで続いている作業は、意外とあります。

業務整理の記事でも書きましたが、まずは「何をやっているか」を全部書き出してみる。そして一つひとつに「これ、なくなったら困る？」と問いかける。困らないものは、やめる。それだけで時間が生まれます。

次に「減らす」──頻度と手間を見直す

やめられないものでも、頻度や手間を減らせることがあります。

毎日やっている確認作業を、週に一度にまとめる。毎回ゼロから作成している書類を、テンプレートにする。一件ずつ処理している作業を、まとめて処理する時間をつくる。

一人で事務を回している場合は特に、「毎日少しずつやる」より「決まった日にまとめてやる」ほうが効率がいいことが多い。頭の切り替え回数が減るだけで、体感の負担はかなり変わります。

最後に「仕組み化する」──テンプレート、手順書、ツール

やめるものはやめた、減らせるものは減らした。それでも残る作業に対して、仕組みをつくる。

マニュアルの記事でも書きましたが、手順を書き出しておくだけで、迷う時間が減ります。テンプレートを用意しておけば、毎回の作業時間が短くなる。ここまでやって初めて、「この作業、ツールで自動化できないか」という検討に入る。

順番が大事なのは、整理されていない業務にツールを入れても効果が薄いからです。「やめる → 減らす → 仕組み化する」の順番を守れば、ツールを入れなくても効率化できることが多い。

外の手を借りるのも効率化

効率化というと「社内でどう工夫するか」に目が行きがちですが、外の人に一部を任せるのも立派な効率化です。

中小企業のバックオフィスは、人数が限られている分、一人ひとりの守備範囲が広い。全部を社内でやろうとすると、どこかに無理が出る。月に数時間でも外部のサポートを使えば、社内のメンバーは本来の業務に集中できます。

稲咲堂の業務整理では、「何をやめられるか」「何を減らせるか」の洗い出しから一緒にやっています。事務・バックオフィス支援で、整理した結果「外に出したほうがいい」と判断した作業を引き受けることもあります。

小さく始めて、一つずつ

バックオフィスの効率化は、一気にやろうとすると続きません。「まず一つ、やめてみる」「一つ、テンプレートをつくってみる」。それだけで十分です。

小さな改善が積み重なると、月に何時間もの余裕が生まれる。その余裕が、次の改善に使える時間になる。好循環が始まれば、あとは自然と進みます。

「何から手をつけていいか分からない」という場合は、相談してください。現状を聞いたうえで、最初の一歩を一緒に決めます。