社長の雑務が多すぎる──本業に集中するための手放し方

朝、出社してメールを開く。見積書の確認、備品の発注、振込の処理、書類の整理。気がつくと昼になっていて、本来やりたかった営業の準備にはまだ手をつけていない。

小さな会社の社長は、雑務が多すぎます。事務の専任がいないから、自分がやるしかない。「人を雇うほどではないけど、自分がやるには多すぎる」──この中間地帯にいる経営者は、かなり多いはずです。

なぜ社長に雑務が集まるのか

理由はシンプルです。他にやる人がいないから。

社員が数名いても、それぞれの専門業務で手一杯。事務作業を任せると本業が止まる。結局、「何でも屋」になれるのは社長だけ。請求書も、契約書も、備品の発注も、銀行への手続きも。

「自分でやったほうが早い」の記事でも書きましたが、この状態には落とし穴があります。自分でやれてしまうからこそ、いつまでも手放せない。でも、社長の時間が雑務に消えている間、会社を伸ばすための仕事は止まっています。

雑務の正体を分解してみる

「雑務」とひとくくりにしがちですが、中身を分解すると3つに分けられます。

作業系。データ入力、書類作成、ファイル整理、請求書の発行。手を動かすだけの仕事。これはいちばん手放しやすい。

調整系。スケジュールの調整、連絡の取り次ぎ、社内の段取り。誰かがやらないと回らないけど、社長でなくてもできることが多い。

判断系。金額の承認、契約の最終判断、取引先への対応方針。これは社長にしかできない。ここに集中するために、他の二つを手放す。

事務の外注の範囲の記事でも書きましたが、「作業」と「判断」を分けて考えると、何を手放せるかが見えてきます。

「雇うほどではない」なら、外注という選択肢

事務の専任を一人雇おうとすると、月に20万〜25万円は見込む必要があります。社会保険料もかかる。小さな会社にとっては大きな固定費です。

でも、事務代行なら必要な時間だけ、必要な業務だけ頼める。月に10時間、20時間という単位で使えるサービスもあります。事務代行の費用は雇用よりずっと小さく抑えられる。

「人を雇うほどではないけど、自分がやるには多すぎる」。その状態にいちばん合うのが、外注という選択肢です。

まず何から手放すか

全部を一度に手放す必要はありません。まずは、「毎月やっているけど、自分でなくてもいい作業」を一つ見つける。

請求書の発行。経費の入力。データの整理。毎月繰り返していて、時間は取られるけど判断は要らないもの。そこから始めるのがいちばん確実です。

業務整理の記事で紹介した方法で、一度自分の業務を書き出してみてください。「社長がやるべきこと」と「誰かに任せられること」を分けるだけで、次にやるべきことが見えてきます。

手放した時間で、何をするか

雑務を手放す目的は、時間をつくることではありません。つくった時間で、社長にしかできないことをやることです。

新しい取引先との商談。サービスの改善。スタッフとの対話。経営の方向性を考える時間。これらは、雑務に追われていると永遠に後回しになる。

月に10時間の雑務を手放すだけで、月に10時間、本業に使える時間が生まれます。その10時間が生む価値は、外注にかかる費用の何倍にもなることが多い。

「雑務が多すぎて、本当にやりたいことに手が回らない」。その状態に心当たりがあれば、相談してください。稲咲堂の事務・バックオフィス支援で、まず何を手放すかを一緒に考えます。