マニュアルはエクセルとワードどっちで作る？小さな会社が続けられる選び方

「マニュアルを作ろうと思ったけど、エクセルとワード、どっちで書けばいいの？」

マニュアル作成のコツの記事では「最初はメモレベルでいい」と書きました。でも、いざ形にしようとすると「何で作るか」で迷う。この記事では、エクセルとワードそれぞれの向き不向き、それ以外の選択肢、そして小さな会社が無理なく続けられる作り方を整理します。

この記事で分かること：

• エクセルが向いているマニュアルと、ワードが向いているマニュアル
• Googleドキュメントなど他の選択肢
• 「作り続けられるかどうか」で選ぶ考え方

エクセルが向いているマニュアル

エクセルは「表」や「一覧」が中心になるマニュアルに向いています。

• チェックリスト形式のもの。「月末にやること一覧」「入社手続きチェックリスト」など、項目を並べてチェックしていく形。
• 手順が表で表現できるもの。「やること・担当・期限」を一覧にした業務フロー。入力項目と入力ルールの対応表。
• 数字が入るもの。計算式やデータ入力が伴うマニュアル。たとえば、経費精算のやり方を記入例つきで示すもの。

エクセルの強みは、表の操作に慣れている人が多いこと。事務の現場では「とりあえずエクセル」で作られたものが多いし、それで十分な場面もたくさんある。Excelの管理の限界の記事で書いたような問題が出るのは、管理台帳として使い込んだ場合であって、マニュアルとして使う分には問題ないことが多い。

ワードが向いているマニュアル

ワードは「文章で説明する」マニュアルに向いています。

• 手順を文章で詳しく書くもの。「まずこの画面を開いて、ここをクリックして、この値を入力する」のように、操作の流れを文章で説明する場合。
• 注意点や判断基準を書くもの。「こういうときはAを選ぶ、こういうときはBを選ぶ」といった判断のロジックを、段落で説明する。
• 画像を多く使うもの。画面のスクリーンショットに注釈を入れて、操作手順を視覚的に示す場合。ワードのほうが画像の配置やレイアウトの自由度が高い。
• 印刷して配るもの。A4の紙にきれいに収まる形で印刷したい場合は、ワードのほうがレイアウトを調整しやすい。

それ以外の選択肢

エクセルとワード以外にも選択肢はあります。

Googleドキュメント・Googleスプレッドシート。ワードやエクセルとほぼ同じ使い方ができて、複数人でリアルタイムに共同編集できます。URLを共有するだけで済むので、「ファイルがどこにあるか分からない」問題が起きにくい。無料で使えるのも大きい。

Googleスライド・PowerPoint。画像やスクリーンショットを中心にしたマニュアルなら、スライド形式が見やすい。1ページ1手順で作ると、操作マニュアルとして使いやすい。

メモアプリやチャットのピン留め。小さなチームなら、チャットツールのピン留めメッセージや共有メモでも十分なことがある。「完璧なマニュアル」より「すぐ見つかるメモ」のほうが実用的な場面は多い。

小さな会社が続けられる作り方

マニュアルは「作る」より「使い続ける」ほうが難しい。ツール選びで大事なのは、機能の多さではなく「更新しやすいかどうか」です。

普段使っているツールで作る。エクセルを毎日使っている会社なら、マニュアルもエクセルで作ればいい。新しいツールを導入すると、覚えるコストが増えて結局使われなくなる。

保存場所を一つに決める。「マニュアルはこのフォルダに入っている」と全員が知っている状態をつくる。これだけで、マニュアルの利用率は大きく変わります。

「完璧に作る」よりも「まず書く」。マニュアル作成の記事でも書きましたが、最初は箇条書きのメモで十分。きれいなレイアウトは後からでいい。大事なのは、「その業務のやり方が、どこかに書いてある状態」をつくること。

マニュアル作成を頼む場合

「自分で書く時間がない」「どうまとめたらいいか分からない」という場合は、外注するのも選択肢です。

稲咲堂でもマニュアルの作成を手伝っています。ヒアリングしながら業務を書き起こし、マニュアルの形に整えます。業務整理とセットで進めることが多いです。

正式な金額は、無料相談のあとにお見積もりします。

まとめ

エクセルは表やチェックリスト、ワードは文章や画像中心の説明に向いています。ただ、いちばん大事なのはツールではなく「続けられるかどうか」。普段使っているツールで、まず1つの業務から書いてみる。それがマニュアルの第一歩です。

マニュアルの作り方や業務の整理で困ったら、気軽に相談してください。