業務棚卸しのやり方と事務向けフォーマット──「何にどれだけ時間を使っているか」を見える化する

「業務を整理したい。でも、今の仕事の全体像がそもそも見えていない」

業務整理の記事では、「自分が何をしているかを書き出すところから」と書きました。今回はその次のステップ。書き出した業務を、フォーマットを使って「棚卸し」する具体的なやり方を紹介します。誰が・何を・どれだけの時間をかけてやっているかを一覧にすると、整理の方向性が見えてきます。

この記事で分かること：

• 業務棚卸しの手順（3ステップ）
• フォーマットの項目と書き方
• 棚卸しのあとにやること（減らす・まとめる・任せる）

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業務棚卸しとは

業務棚卸しとは、組織や個人が抱えている業務を一つずつ洗い出して、一覧にすることです。倉庫の棚卸しが「何が・いくつ・どこにあるか」を確認する作業であるように、業務の棚卸しは「誰が・何を・どのくらいの頻度と時間でやっているか」を確認する作業です。

業務整理の記事で紹介した「やっていることを書き出す → 3つに分ける」は、最初の気づきを得るためのやり方でした。棚卸しは、それをもう少し体系的にやる方法です。担当者・時間・頻度まで記録するので、「どこに手間がかかっているか」「誰に偏っているか」が数字で見えるようになります。

やり方の手順

棚卸しの手順は3ステップです。

ステップ1：業務を洗い出す。まず、やっている業務をすべて書き出します。「毎日やること」「毎週やること」「毎月やること」「年に数回やること」「不定期でやること」に分けると漏れにくい。事務の業務なら、請求書の発行、経費の入力、書類のファイリング、メールの返信、電話対応……。小さなことも含めて全部出してください。

ステップ2：フォーマットに記入する。洗い出した業務を、1つずつフォーマットに記入していきます。項目の詳細は次のセクションで説明しますが、業務名・担当者・頻度・1回の所要時間・月の合計時間を埋めるだけで、かなりの情報が見える化します。

ステップ3：全体を眺めて気づきを書く。記入が終わったら、一覧を俯瞰して見てみます。「この業務にこんなに時間がかかっていたのか」「この人に偏っている」「マニュアルがない業務が多い」。そうした気づきをメモしておきます。これが次のアクションの材料になります。

フォーマットの項目と書き方

棚卸しフォーマットに入れる項目は以下の9つです。

全項目を完璧に埋める必要はありません。まず「業務名」「担当者」「頻度」「月の合計時間」の4つを埋めるだけでも、全体像はかなり見えてきます。

「ほかの人ができるか」と「マニュアルの有無」は、属人化のリスクを判断する材料です。属人化の記事で書いたように、「×（本人のみ）」で「マニュアルなし」の業務は、その人がいなくなったときに止まるリスクが高い。

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棚卸しのあとにやること

棚卸しで業務の全体像が見えたら、次は3つの方向で整理します。

1. 減らす。棚卸しをすると「やらなくてもよかった業務」が見つかることがあります。昔の名残で続けている報告、誰も見ていない集計、二重に管理しているデータ。やめるだけで時間が浮きます。

2. まとめる。バラバラにやっている作業を一つにまとめる。同じような入力を3か所でやっているなら1か所にする。毎回ゼロから書いている文書にテンプレートをつくる。Excelの管理の記事で書いたような「散らばったファイルをまとめる」もここに含まれます。

3. 任せる。「ほかの人ができるか」が○や△の業務は、他の人や外部に任せられる可能性があります。「△（教えればできる）」なら、マニュアルを作って引き継ぐ。自社で抱えきれない部分は、事務代行に頼むという選択肢もあります。

稲咲堂に頼むとしたら

「棚卸しをやりたいけど、一人でやると途中で止まりそう」という方には、稲咲堂の業務整理サービスが使えます。

現状整理パックでは、ヒアリング2回を通じて業務の全体像を一緒に整理し、レポートにまとめます。棚卸しフォーマットへの記入も一緒にやります。

正式な金額は、無料相談のあとにお見積もりします。

まとめ

業務棚卸しは、「誰が・何を・どれだけやっているか」を一覧にする作業です。全体像が見えると、「減らす・まとめる・任せる」の判断ができるようになります。まずはフォーマットをダウンロードして、目の前の業務を1つ書くところから始めてみてください。

「一人で進めるのが難しい」と感じたら、気軽に相談してください。一緒に書き出すところから始められます。