Excelでの管理、限界を感じたら──「壊れそうなExcel」との付き合い方

「このExcel、誰かが触ると数式が壊れるんですよ」

こういう話は、本当によく聞きます。在庫の管理、売上の集計、顧客リスト、シフト表。Excelで何年もやってきたけれど、だんだんファイルが重くなってきた。シートが増えすぎて全体が見えなくなった。ある日、誰かがうっかり行を消して、集計が全部狂った。

「そろそろExcelじゃ限界かもしれない」と感じつつも、じゃあ何に変えればいいのか分からない。新しいシステムを導入するお金も時間もない。結局、今のExcelに手を入れながら、だましだまし使い続けている。

今日はそんな状態の人に向けて、いきなりシステムを変えなくてもできることを書いてみます。

Excelが「限界」に見えるときの、よくあるパターン

限界を感じている人の話を聞いていると、いくつかのパターンに分かれます。

ファイルが巨大化している。シートが20枚以上ある、一つのシートに何万行もある、開くのに時間がかかる。長年にわたってデータを同じファイルに追加し続けた結果、重くて扱いにくくなっているケース。

数式やマクロが複雑になりすぎている。最初はシンプルだったのに、後から機能を継ぎ足していくうちに、どこで何を計算しているのか分からなくなっている。つくった本人でさえ「触るのが怖い」と言う。

複数人で使うと壊れる。共有フォルダに置いて皆で使っているが、同時に開くと上書きされる、書式がずれる、入力ルールが守られない。ファイルを開いたら「読み取り専用」になっていて、いつまでも待たされる。

どれも、Excel自体が悪いわけではない。使い方が、Excelの得意な範囲を超えてしまっているだけです。

いきなりシステムを入れなくていい

「Excelが限界なら、新しいシステムを入れましょう」。そう提案されることがあるかもしれません。在庫管理ソフト、顧客管理ツール、クラウドのデータベース。確かに、それで解決する場面はあります。

でも、新しいシステムの導入はそれなりに大きな話です。選定に時間がかかる、費用がかかる、使い方を覚えなければいけない、データの移行も必要。小さな会社にとっては、かなり重い作業です。

しかも、問題の根っこが「データの整理ができていない」ことにある場合、新しいシステムに入れ替えても同じ問題が起きます。整理されていないデータを新しい箱に入れても、中身は散らかったままです。

だから、まずやるべきは今のExcelを整理すること。それだけでかなり楽になることがあります。

今のExcelでできる「整理」

具体的には、こんなことです。

使っていないシートやデータを分離する。過去のデータを別ファイルに移して、今使っているものだけを残す。これだけでファイルが軽くなるし、見通しもよくなる。「念のため消さないでおこう」と残したデータが、ファイルの半分以上を占めていた、ということは珍しくありません。

入力ルールを決める。日付の書き方、数値の単位、項目名の表記。バラバラだったものを統一するだけで、集計がしやすくなる。ドロップダウンリストを設定して、入力ミスを減らすこともできる。

数式を整理する。何重にもネストされた数式や、別シートを参照しまくっている計算を、もう少しシンプルに書き直す。場合によっては、数式の代わりに手作業のほうが安全なこともある。「自動化すべき」と「手でやったほうがいい」の判断は、ケースバイケースです。

約13,000点の商品情報を整理した仕事でも、やったのはまさにこういうことでした。新しいシステムを入れたわけではなく、既存のExcelの構造を見直して、入力ルールをつくり直して、管理しやすい形に整えた。それだけで登録時間が半分になっています。

「Excel以外」を検討するタイミング

とはいえ、整理してもExcelでは限界、というケースもあります。

目安としては、こんな状態になったら別の方法を考えてもいいと思います。同時に5人以上が同じデータを触る必要がある。リアルタイムで数字が更新されないと困る。データ同士の関係が複雑で、Excelの「表」という形では表現しきれない。

ただ、いきなり高機能なシステムに飛びつかなくても、Googleスプレッドシートに移すだけで「同時編集」の問題は解決することもあるし、簡単なデータベースツールで十分な場合もある。大事なのは、今の困りごとに合った道具を選ぶことです。必要以上に高機能なものは、使いこなせずに持て余します。

「触るのが怖いExcel」があるなら

自分がよく受ける依頼のひとつに、「このExcel、整理してもらえませんか」というものがあります。

長年使っているうちに育ちすぎたExcel。つくった人はもういない。中身を把握している人がいない。でも毎月使わなければいけない。怖いけど触らざるを得ない。そういうファイルです。

こういうExcelは、中を見せてもらうと意外と構造がシンプルだったりします。ただ、長年の積み重ねで余計なものがくっついている。それを剥がして、見やすく、壊れにくい形に直す。やっていることは地味ですが、毎月そのファイルを使う人にとっては、かなり楽になります。

稲咲堂の事務・バックオフィス支援でも、業務整理でも、Excelまわりの相談はよく受けています。「このファイルをどうにかしたい」くらいの話で構いません。気軽に声をかけてください。