事務の外注、どこまで頼める？──任せていい範囲と自分でやるべきこと

「事務を外注したいけど、どこまで任せていいんだろう」

事務代行で頼めることは調べた。でも、自分の会社の場合、何を渡して何を手元に残すべきなのかが分からない。全部任せるのは不安だし、任せすぎて中身が分からなくなるのも怖い。

今回は、事務の外注で「どこまで任せるか」の線引きの考え方を整理します。

外注しやすい業務の特徴

事務の中にも、外注しやすいものと、手元に残したほうがいいものがあります。外注に向いている業務には共通する特徴があります。

手順が決まっている業務。データ入力、請求書の発行、経費の仕訳、書類のフォーマット作成。やり方が決まっていて、毎回同じ手順で進められるもの。手順さえ伝えれば、他の人でもできます。

繰り返し発生する業務。毎月の請求処理、毎週のデータ集計、定期的なファイル整理。一度やり方を覚えてもらえば、その後はスムーズに回ります。

自分でやる必要がない業務。「自分がやったほうが早い」と思っているものでも、冷静に考えると「自分でなくてもできる」ことは多い。自分でやったほうが早い、の記事でも触れましたが、その思い込みが手放せない原因になっていることがあります。

自分の手元に残すべき業務

一方で、外注せずに自分でやったほうがいい業務もあります。

判断が必要な業務。「この請求書、通していいか」「この取引先にはどう対応するか」。会社のルールや方針に基づく判断は、経営者本人か、社内の責任者がやるべきです。判断だけ自分でやって、その前後の作業を外注する、という分け方もできます。

お金の最終確認。経理を外注するかどうかの記事でも書きましたが、日々の入力は任せても、月末の数字の最終確認は自分でやったほうがいい。お金の流れを完全に手放すのはリスクがあります。

信頼関係に関わるやり取り。大事な取引先との連絡、クレーム対応、契約に関わるやり取り。これらは会社の顔としてやるべきことで、外注には向きません。

「どこまで」は、一度に決めなくていい

最初から完璧な線引きをしようとしなくて大丈夫です。

まずは一つ、「これは自分でなくてもできるな」と思う業務を外注してみる。うまくいったら、もう一つ渡してみる。逆に「やっぱりこれは自分でやったほうがいいな」と思ったら、戻せばいい。

外注の範囲は、やりながら調整するものです。最初に決めた範囲がずっとそのままである必要はありません。

「作業」と「管理」を分けて考える

外注の範囲を考えるときに便利なのが、「作業」と「管理」を分けることです。

たとえば、請求書の処理。請求書のデータを入力する「作業」は外注できる。でも、請求漏れがないか確認する「管理」は自分でやる。給与計算も同じで、計算の「作業」は外注して、最終的な金額の確認は自分でやる。

この分け方をすると、「何を外注して、何を自分でやるか」が整理しやすくなります。作業は外に出す、管理は手元に残す。これが基本の考え方です。

まずは業務を書き出すところから

「どこまで外注するか」を考えるには、まず自分が何をやっているかを把握する必要があります。

業務整理の記事で紹介した方法で、日々の業務を書き出してみてください。それぞれの業務について、「手順が決まっているか」「自分でなくてもできるか」「判断が必要か」を考える。そうすると、外注できる範囲が自然と見えてきます。

「書き出してみたけど、どこで線を引けばいいか迷う」。そんなときは、相談してください。稲咲堂の事務・バックオフィス支援では、業務の棚卸しを一緒にやりながら、「ここは任せて、ここは手元に」という線引きの相談にも乗っています。