NPOの事務代行──外に頼めること・頼めないこと・補助金事業がある場合

「事務局の仕事に追われて、本来の事業が進まない」

NPO法人の事務局は、やることが多い。申請書類の作成、経費の管理、補助金の報告、理事会の準備。少人数で回していると、事務に時間を取られて本業の活動が止まる。この記事では、NPOの事務のうち外に頼めること、頼めないこと、エクセルで会計管理するときの注意点を整理します。

この記事で分かること：

• NPOの事務局で外に頼めること・頼めないこと
• エクセルで会計を管理するときの注意点
• 補助金事業がある場合に気をつけること

外に頼めること

NPOの事務局業務のうち、外部に委託できる作業は意外と多いです。

• 経費の入力・整理。領収書や通帳の内容を会計ソフトやエクセルに入力する。仕訳の入力、月ごとのファイリング。
• 書類の作成・整理。会議資料の作成、議事録の清書、各種申請書の下書き、報告書の整理。
• 補助金関係の事務。証拠書類の整理、収支報告のとりまとめ、実績報告書の下書き。
• スケジュール・進捗管理。事業ごとのスケジュール管理、期限の一覧作成。
• データ入力・集計。アンケートの集計、参加者名簿の管理、各種リストの整理。
• Webサイト・SNSの更新。お知らせの掲載、活動報告の更新。

稲咲堂でも、地域団体の事務局運営を担当しています。申請資料の作成から経費管理、補助金事業の進行管理、Web・EC運営まで、事務局のさまざまな業務を一緒に進めています（事例の詳細）。

頼めないこと

一方、外部に委託できない（またはすべきでない）業務もあります。

• 理事会・総会の意思決定。議決そのものは理事・社員が行う。事務代行ができるのは、資料の準備や議事録の作成まで。
• 税務書類の作成・申告。NPO法人の法人税の申告、消費税の申告は税理士の業務です（税理士法の記事参照）。
• 登記に関する手続き。役員変更や事業年度の変更に伴う登記は、司法書士の業務です。
• 所轄庁への届出書類の作成。NPO法人の事業報告書や定款変更の届出は、内容によっては行政書士の業務に該当する場合があります。

事務代行ができるのは「作業」の部分であり、法的な判断や士業の独占業務に踏み込まないのが原則です。

エクセルで会計を管理するときの注意点

NPO法人のなかには、会計ソフトを使わずにエクセルで会計処理をしている団体も多い。エクセルで管理すること自体は問題ありませんが、いくつか注意点があります。

NPO法人会計基準を意識する。NPO法人には「NPO法人会計基準」という、望ましい会計処理のルールがあります。法的な義務ではありませんが、助成金の申請や所轄庁への報告で参考にされることが多い。エクセルで管理する場合でも、この基準で求められる項目（活動計算書、貸借対照表など）を作れるようにしておくと安心です。詳しくはNPO法人会計基準協議会のサイトを参照してください。

事業費と管理費を分ける。NPOの会計では、事業活動に直接かかった費用（事業費）と、法人の管理にかかった費用（管理費）を区分して記録します。エクセルで管理する場合、最初から列を分けておかないと、後から仕分けるのが大変になります。

ファイルの管理に注意。Excelの管理の限界の記事でも書きましたが、複数人が同じファイルを触ると、バージョン違いや上書きのトラブルが起きやすい。ファイル名に日付を入れる、Googleスプレッドシートで共同編集する、といった工夫が必要です。

補助金事業がある場合

補助金事業を受けているNPOは、通常の会計処理に加えて、補助金ごとの経費管理と報告が必要になります。

補助金ごとに経費を分けて管理する。複数の補助金を受けている場合、どの経費がどの補助金に対応するかを明確にしておく必要があります。「この領収書はA補助金の分」「この交通費はB補助金の分」と、支出のたびに分けておく。

証拠書類を日頃から整理しておく。実績報告書の記事で書いた通り、報告書の時期にまとめて整理しようとすると大変です。支払いのたびに経費区分ごとのフォルダに入れていくだけで、報告書の作成がずっと楽になります。

実績報告のスケジュールを把握しておく。補助金の報告期限は、事業年度と一致しないことがある。複数の補助金を受けていると、報告時期がバラバラになりがち。年間カレンダーに期限を入れて管理すると漏れにくくなります。

稲咲堂に頼むとしたら

稲咲堂では、NPO法人や地域団体の事務局業務を手伝っています。自治体向けの決算報告や補助事業の進行管理を4年以上担当してきた経験があります。

正式な金額は、無料相談のあとにお見積もりします。

税務申告は税理士さんへ、登記は司法書士さんへ。稲咲堂が担当するのは、経費の入力・整理、書類の作成・整理、補助金の証拠書類のとりまとめなど、事務作業の部分です。

まとめ

NPOの事務局業務は、経費入力・書類作成・スケジュール管理など、外に頼める部分が多い。意思決定や税務申告は自分たち（または専門家）で行い、作業の部分を外注することで、本来の事業活動に集中できるようになります。

「事務に追われて事業が進まない」と感じているなら、気軽に相談してください。何を手伝えるか、一緒に整理するところから始めます。